Articles

คุณคงไม่อยากขับรถที่ไม่มีแผงหน้าปัด ถึงแม้รถจะเคลื่อนที่ได้ แต่คุณจะไม่รู้เลยว่ากำลังขับเร็วแค่ไหน น้ำมันเหลือเท่าไร หรือมีปัญหาเครื่องยนต์กำลังจะเกิดขึ้นหรือไม่ ในทำนองเดียวกัน สำหรับธุรกิจทุกวันนี้ที่ใช้โซลูชันอัตโนมัติอัจฉริยะหลายระบบที่แยกส่วนกัน ไม่ว่าจะเป็นระบบประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (IDP) ระบบจัดการเนื้อหาองค์กร (ECM) ระบบอัตโนมัติแบบหุ่นยนต์ (RPA) และแพลตฟอร์มบริการเนื้อหา (CSP) จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีแผงควบคุมที่รวมข้อมูลจากทุกแอปพลิเคชันและระบบเหล่านี้ให้เห็นในมุมมองเดียว เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพให้ดีที่สุดและหลีกเลี่ยงอันตราย เช่น ภัยคุกคามด้านความปลอดภัย

เนื่องจากระบบอัตโนมัติอัจฉริยะเป็นมาตรฐานสำหรับองค์กรในปัจจุบัน — บางบริษัทใช้ถึงเจ็ดระบบหรือมากกว่า — การมองเห็นภาพรวมของระบบเหล่านี้และการกำกับดูแลจึงสำคัญมากในการป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเมื่อระบบแยกส่วนกัน

การแยกส่วน

สำหรับธุรกิจ การจัดการเนื้อหาขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพเป็นตัวสร้างความแตกต่างในการแข่งขันที่สำคัญ องค์กรมักเลือกใช้ระบบอัตโนมัติอัจฉริยะหลายระบบเพื่อตอบสนองความต้องการของแต่ละแผนก อย่างไรก็ตาม การออกแบบเช่นนี้มักนำไปสู่การแยกส่วน ความไม่มีประสิทธิภาพ และความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ จากการศึกษาล่าสุดของสมาคมการจัดการข้อมูลอัจฉริยะ (AIIM) พบว่าธุรกิจในปัจจุบันใช้แพลตฟอร์มบริการเนื้อหาโดยเฉลี่ย 5 แพลตฟอร์ม เมื่อระบบเหล่านี้แยกส่วนกัน จะสร้างสภาพแวดล้อมที่เรียกว่า "การกระจัดกระจายของเนื้อหา" ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาด้านความปลอดภัยและการทำงาน

วิธีการกำกับดูแลที่ไม่สอดคล้องกันเนื่องจากข้อมูลที่แยกส่วน ทำให้การทำงานร่วมกันและการจัดแนวองค์กรเป็นไปได้ยาก องค์กรมักหันไปใช้ RPA เพื่อแก้ไขความท้าทายเหล่านี้ อย่างไรก็ตาม "บอท" RPA ต้องแก้ไขปัญหาการแยกส่วน หรือที่เรียกว่าการขาดการกำกับดูแลแบบรวมศูนย์ เพื่อให้มั่นใจว่ามีมุมมองที่เป็นหนึ่งเดียวที่จำเป็นสำหรับความพยายามในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และเพื่อระบุภัยคุกคามจากคนในและการละเมิดข้อมูล

ความยากลำบากเหล่านี้ทั้งหมดเห็นได้ชัดเจนที่สุดเมื่อความไม่มีประสิทธิภาพในการดำเนินงานเริ่มส่งผลกระทบ การจัดการระบบอัตโนมัติอัจฉริยะหลายระบบต้องใช้ทรัพยากรในการติดตั้ง สนับสนุน และบำรุงรักษาอย่างมาก ผลที่ตามมาคือต้นทุนการดำเนินงานเพิ่มขึ้น และประสบการณ์ของผู้ใช้กลายเป็นเรื่องน่าหงุดหงิด — เนื่องจากผลิตภาพลดลงและการตัดสินใจเกี่ยวกับกระบวนการอย่างมีข้อมูลดูเหมือนจะเป็นไปได้ยาก ปัญหาเหล่านี้ทั้งหมดชี้ให้เห็นถึงความจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีระบบอัตโนมัติอัจฉริยะที่ลื่นไหลและเป็นหนึ่งเดียว ซึ่งจะช่วยลดความซับซ้อนและช่วยให้การจัดการเนื้อหามีประสิทธิภาพมากขึ้น

การรวมระบบอัตโนมัติอัจฉริยะเข้าด้วยกัน

การรวมเป็นหนึ่งเดียว

การรวมระบบอัตโนมัติอัจฉริยะเข้าด้วยกันช่วยให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากสินทรัพย์เนื้อหาอย่างมีกลยุทธ์ จากผลการวิจัยของ IDC พบว่า 46% ของผู้ตอบแบบสอบถามระบุว่าการปรับปรุงประสิทธิภาพในการดำเนินงานเป็นเป้าหมายทางธุรกิจสูงสุดสำหรับการลงทุนในบริการด้านเนื้อหา เมื่อนำการรวมเป็นหนึ่งเดียวมาใช้ ประเด็นสำคัญมีดังนี้: การมองเห็น การรวมศูนย์ การปรับให้เรียบง่าย และการวิเคราะห์

● แผงควบคุมแบบครบวงจร ที่รวมข้อมูลจากระบบอัตโนมัติอัจฉริยะทั้งหมดไว้ในมุมมองเดียว คือการมองเห็นที่จำเป็นในการหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจส่งผลร้ายแรง แผงควบคุมช่วยให้ทีม IT เห็นภาพแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับประสิทธิภาพ กิจกรรมของผู้ใช้ และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ผลลัพธ์คือการจัดการเนื้อหาทั่วทั้งองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

● การตรวจสอบแบบรวมศูนย์ ของระบบอัตโนมัติอัจฉริยะช่วยเพิ่มความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ โดยการเสริมความแข็งแกร่งให้กับโปรโตคอลที่จำเป็น ตรวจจับภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น และบังคับใช้มาตรการการปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างสม่ำเสมอ การรวมศูนย์การมองเห็นช่วยลดจุดอ่อนและทำให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อบังคับของอุตสาหกรรม

● ประสิทธิภาพในการดำเนินงานที่ดีขึ้น เกิดขึ้นเมื่อการปรับการจัดการระบบอัตโนมัติอัจฉริยะให้เรียบง่ายส่งผลให้ลดค่าใช้จ่ายในการบริหาร การลดนี้ช่วยให้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีคุณค่าสูงกว่า การปรับให้เรียบง่ายด้วยขั้นตอนการทำงานแบบรวมศูนย์ช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันและเพิ่มผลิตภาพ

● การวิเคราะห์ที่แข็งแกร่ง ให้ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้เกี่ยวกับการใช้เนื้อหา ซึ่งช่วยให้สามารถตัดสินใจโดยอิงจากข้อมูล ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบอัตโนมัติอัจฉริยะ จัดการใบอนุญาตอย่างมีประสิทธิภาพ และลดต้นทุนผ่านการจัดสรรทรัพยากรที่ดีขึ้น

ความเสี่ยง

องค์กรต้องการระบบอัตโนมัติอัจฉริยะที่เป็นหนึ่งเดียว เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่มีประสิทธิภาพที่มีค่าใช้จ่ายสูง การพลาดเป้าหมายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการละเมิดความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น ภัยคุกคามจากคนใน การเข้าถึงเอกสารที่ผิดปกติ และการจัดการเนื้อหาที่มีการควบคุมอย่างไม่เหมาะสมยิ่งเพิ่มความเสี่ยงเหล่านี้ การนำระบบเหล่านี้มาอยู่ภายใต้จุดมองเดียวกัน ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ และป้องกันจากภัยคุกคามทางไซเบอร์ การรวมระบบเข้าด้วยกันช่วยให้องค์กรได้รับกระบวนการจัดการเนื้อหาที่เรียบง่าย ลดค่าใช้จ่ายในการบริหาร และปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ปลายทางอย่างมาก

มองไปข้างหน้า

แผงควบคุมที่รวมเป็นหนึ่งเดียวช่วยให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากสินทรัพย์เนื้อหาทั้งหมดด้วยกระบวนการที่เรียบง่าย และช่วยให้ผู้ใช้ปลายทางสามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็ว — ไม่ว่าข้อมูลจะอยู่ที่ใดก็ตาม

ปริมาณเนื้อหาจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว และความจำเป็นในการเข้าถึงข้อมูลนี้ทันเวลาจะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ตามข้อมูลจาก Statista ปริมาณข้อมูลทั้งหมดที่ถูกสร้าง จับภาพ คัดลอก และบริโภคทั่วโลกมีการคาดการณ์ว่าจะขยายตัวอย่างรวดเร็ว โดยถึง 64.2 เซตตาไบต์ในปี 2020 ในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า การสร้างข้อมูลทั่วโลกจะเติบโตถึงกว่า 180 เซตตาไบต์ โดยมากกว่า 80% จะเป็นข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง

หากเอกสารเหล่านี้ถูกล็อคในไซโลแยกส่วน กระจายอยู่ในหลายตำแหน่ง จะเกิดอุปสรรค ความคับข้องใจของผู้ใช้ปลายทาง และผลิตภาพจะลดลง การรวมเป็นหนึ่งเดียวและการมองเห็นอย่างเต็มรูปแบบจะช่วยให้มั่นใจว่ามีการจัดการเนื้อหาอย่างมีประสิทธิภาพ หากไม่มีการรวมอย่างเต็มรูปแบบ ความเครียดและภัยคุกคามด้านความปลอดภัยอาจเพิ่มขึ้น ซึ่งในที่สุดจะนำไปสู่ความล้มเหลวที่น่ากลัว

ทุกองค์กรต้องการและจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญได้เร็วขึ้นและปลอดภัยมากขึ้น การรวมระบบอัตโนมัติอัจฉริยะของคุณเข้าด้วยกันจะช่วยหลีกเลี่ยงความคับข้องใจด้านเนื้อหา ความไม่มีประสิทธิภาพ และช่องโหว่ด้านความปลอดภัย ดังนั้น จงปลดล็อกศักยภาพเต็มรูปแบบของระบบอัตโนมัติอัจฉริยะของคุณ เพื่อขับเคลื่อนความเป็นเลิศในการดำเนินงานและวางตำแหน่งตัวเองเพื่อความสำเร็จในระยะยาว

https://www.documentmedia.com/article-3600-The-Benefits-of-Unifying-Your-Intelligent-Automation-Systems.html