Articles

องค์กรกับการสร้างเอกสารอัตโนมัติ: ทางเลือกที่ไม่ควรมองข้าม

องค์กรต่างๆ ล้วนต้องพึ่งพาการสร้างเอกสารเป็นพื้นฐานในการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นสัญญา ใบแจ้งหนี้ รายงาน เอกสารการผลิต หรือการสื่อสารกับลูกค้าผ่านหลายช่องทาง การสร้างเอกสารเป็นสิ่งจำเป็นในทุกขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจ แต่กระนั้น บางองค์กรยังไม่มองว่าการสร้างเอกสารเป็นกระบวนการหลักที่จำเป็นต้องมีระบบอัตโนมัติ การมองข้ามนี้นำไปสู่ความไร้ประสิทธิภาพ ทั้งการสูญเสียเวลา ต้นทุนที่เพิ่มขึ้น และประสบการณ์ที่ไม่ดีทั้งต่อลูกค้าและพนักงาน องค์กรที่มีทรัพยากรจำกัดควรพิจารณาโอกาสในการทำระบบเอกสารอัตโนมัติอย่างจริงจัง เพราะเป็นหนทางชัดเจนสู่ผลตอบแทนการลงทุนและการเติบโต

การสร้างเอกสารแบบแมนนวลเป็นปัญหาที่ควรแก้ไขหรือไม่?

คำตอบอยู่ที่ผลกระทบที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติจากงานที่ทำด้วยมือ การสร้างเอกสารแบบแมนนวลเกี่ยวข้องกับงานที่ซ้ำซาก มีความเสี่ยงสูงต่อความผิดพลาดของมนุษย์ และการสื่อสารที่ไม่สม่ำเสมอ ทรัพยากรอันมีค่าถูกสูญเสียไป และทั้งคุณภาพของงานและการมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าก็ได้รับผลกระทบ ตัวอย่างเช่น ข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้หรือสัญญาอาจนำไปสู่ข้อพิพาท ความล่าช้า และการสูญเสียความน่าเชื่อถือ นอกจากนี้ กระบวนการแบบแมนนวลยังสร้างความไม่พอใจให้กับพนักงานที่ต้องจัดการกับระบบที่ซับซ้อนและงานที่ซ้ำซาก

แต่การลงทุนในซอฟต์แวร์อัตโนมัติคุ้มค่าหรือไม่? ลองพิจารณาข้อมูลจากการวิจัย: ตามการศึกษาของ Forrester ธุรกิจที่นำเทคโนโลยีการทำเอกสารอัตโนมัติมาใช้จะประสบความสำเร็จในการลดเวลาการประมวลผลเอกสารลงถึง 50% และมีประสิทธิภาพที่ดีขึ้น (ที่มา: Forrester, 2023) Gartner ประมาณการว่าองค์กรสามารถประหยัดต้นทุนการดำเนินงานระหว่าง 20% ถึง 30% โดยการทำให้การสร้างเอกสารและกระบวนการที่เกี่ยวข้องเป็นอัตโนมัติ เนื่องจากต้นทุนแรงงานที่ลดลงและอัตราความผิดพลาดที่ลดลง (ที่มา: Gartner, 2022)

กระบวนการสร้างเอกสารควรเป็นหนึ่งในความสำคัญลำดับต้นๆ หากองค์กรของคุณกำลังมองหามาตรการลดต้นทุนและปรับปรุงประสิทธิภาพ

มาทำระบบอัตโนมัติกัน! แล้วใครจะเป็นคนทำงานนี้?

การนำระบบอัตโนมัติในการสร้างเอกสารมาใช้เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในต่างๆ แต่ละฝ่ายมีบทบาทสำคัญในการประเมินและความสำเร็จของโครงการ นี่คือผู้เล่นหลักและบทบาททั่วไปของพวกเขา:

1.          ทีมไอที: ดูแลการติดตั้งและการผสานโซลูชันอัตโนมัติ ให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีและโปรโตคอลความปลอดภัยขององค์กร

2.          ทีมปฏิบัติการ: มุ่งเน้นการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ รวมถึงการสร้างเอกสาร และอาจเป็นผู้นำในการริเริ่มระบบอัตโนมัติ

3.          ผู้ดูแลระบบ CRM: จัดการระบบ CRM ซึ่งมักรวมถึงฟังก์ชันการสร้างเอกสาร โดยทำให้มั่นใจว่าตอบสนองความต้องการในการสื่อสารกับลูกค้า

4.          ทีมจัดการเอกสาร: จัดการการตั้งค่าและการบำรุงรักษาระบบจัดการเอกสาร รวมถึงการสร้างเทมเพลตและกฎอัตโนมัติ

5.          ทีมบริการลูกค้า: ดูแลเครื่องมือและกลยุทธ์สำหรับการสื่อสารกับลูกค้า ทำให้มั่นใจว่าช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

6.          ทีมการเงิน: มีส่วนร่วมในการทำเอกสารการเงินให้เป็นอัตโนมัติ เช่น ใบแจ้งหนี้และรายงาน ทำให้มั่นใจว่ามีความถูกต้องและเป็นไปตามข้อกำหนด

7.          เจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎ: ทำให้มั่นใจว่ากระบวนการเอกสารอัตโนมัติเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายและกฎระเบียบ โดยทำงานร่วมกับทีมไอทีและทีมปฏิบัติการ

8.          นักวิเคราะห์ธุรกิจ: วิเคราะห์ความต้องการด้านระบบอัตโนมัติและระบุข้อกำหนด ทำงานร่วมกับแผนกต่างๆ เพื่อนำโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมาใช้

9.          ผู้ใช้ปลายทาง/หัวหน้าแผนก: ให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับฟังก์ชันและประสิทธิผลของเครื่องมืออัตโนมัติ ทำให้มั่นใจว่าตอบสนองความต้องการของพวกเขา

หากคุณเป็นหนึ่งในผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้ คุณสามารถเป็นผู้นำและขับเคลื่อนโครงการระบบอัตโนมัติได้ การทำให้กระบวนการสร้างเอกสารเป็นระบบอัตโนมัติต้องอาศัยทีมงาน แต่ทุกทีมจะได้รับประโยชน์!

เอกสารมากมาย เริ่มต้นที่ไหนดี?

ไม่แน่ใจว่าควรให้ความสำคัญกับการทำเอกสารใดให้เป็นระบบอัตโนมัติก่อน? เริ่มต้นด้วยการทำรายการและทบทวนกระบวนการเอกสารของคุณ การว่าจ้างนักวิเคราะห์ธุรกิจสามารถช่วยได้ พิจารณาระบบที่จะป้อนข้อมูลลงในเอกสารของคุณ และจินตนาการว่าคลังเทมเพลตใหม่ของคุณจะมีชีวิตชีวาด้วยข้อมูลส่วนบุคคลได้อย่างไร นี่คือเอกสารและกระบวนการทั่วไปที่สามารถได้รับประโยชน์จากระบบอัตโนมัติ:

1.          การสร้างสัญญา: ทำสัญญาให้เป็นอัตโนมัติโดยกรอกเทมเพลตด้วยข้อมูลเฉพาะของลูกค้าจากระบบ CRM

2.          การสร้างใบแจ้งหนี้: สร้างและส่งใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติตามคำสั่งซื้อหรือบันทึกการให้บริการเพื่อให้มั่นใจในความสอดคล้องและความถูกต้อง

3.          การสร้างข้อเสนอ: ปรับปรุงการสร้างข้อเสนอโดยผสานข้อมูล CRM เพื่อรวมข้อมูลลูกค้าและรายละเอียดโครงการโดยอัตโนมัติ

4.          การสร้างรายงาน: ทำรายงานธุรกิจประจำ เช่น สรุปการเงินและผลการขาย ให้เป็นอัตโนมัติโดยดึงข้อมูลจากระบบต่างๆ

5.          เอกสารการปฐมนิเทศพนักงาน: ทำการสร้างเอกสารการปฐมนิเทศให้เป็นอัตโนมัติ รวมถึงจดหมายเสนองานและแบบฟอร์มการลงทะเบียนสวัสดิการ

6.          เอกสารการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: สร้างรายงานการตรวจสอบ ใบรับรองความปลอดภัย และเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยอัตโนมัติ

7.          การสื่อสารกับลูกค้า: สร้างเทมเพลตอัตโนมัติสำหรับการยืนยันคำสั่งซื้อ การอัพเดทการจัดส่ง และอีเมลติดตาม

8.          เอกสารทางกฎหมาย: ทำการสร้างเอกสารทางกฎหมาย เช่น NDA และข้อตกลงการให้บริการ ให้เป็นอัตโนมัติโดยใช้เทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

9.          งบการเงิน: ใช้ระบบอัตโนมัติในการจัดทำงบการเงินจากข้อมูลระบบบัญชี

10.     เอกสารภายใน: ทำการสร้างเอกสารภายใน เช่น คู่มือนโยบายและคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงาน ให้เป็นอัตโนมัติ

การทำเอกสารเหล่านี้ให้เป็นอัตโนมัติ องค์กรสามารถลดความพยายามในการทำงานด้วยมือ เพิ่มความแม่นยำ และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวม ซอฟต์แวร์ทำเอกสารอัตโนมัติที่เหมาะสมสามารถจัดการเอกสารใดก็ได้ เทมเพลตใดก็ได้ แหล่งข้อมูลใดก็ได้ และส่งมอบในรูปแบบผลลัพธ์ใดก็ได้สำหรับช่องทางใดก็ได้ ทั้งแบบพิมพ์หรือดิจิทัล

ไอเดียมากมาย จัดลำดับความสำคัญอย่างไร?

เมื่อมีรายการเอกสารสำหรับระบบอัตโนมัติพร้อมแล้ว สิ่งสำคัญคือการจัดลำดับความสำคัญว่าควรจัดการกับส่วนใดก่อน นี่คือเคล็ดลับสำหรับการจัดลำดับความสำคัญ:

1.          ประเมินงานที่ทำซ้ำ: ระบุงานที่ทำบ่อยและซ้ำซาก

2.          ประเมินกระบวนการที่เกิดข้อผิดพลาดง่าย: มุ่งเน้นที่พื้นที่ที่มีอัตราข้อผิดพลาดสูง

3.          ทบทวนช่องทางการสื่อสาร: มองหาโอกาสในการทำการตอบสนองและการอัปเดตในการสื่อสารกับลูกค้าให้เป็นอัตโนมัติ

4.          วิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานของเอกสาร: ตรวจสอบว่าเอกสารถูกสร้าง ตรวจสอบ และจัดเก็บอย่างไรเพื่อระบุความไร้ประสิทธิภาพ

5.          ระบุจุดผสานข้อมูล: เป้าหมายกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างระบบเพื่อลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและปรับปรุงความแม่นยำ

6.          ประเมินข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบอัตโนมัติมุ่งเน้นพื้นที่ที่ต้องปฏิบัติตามมาตรฐานกฎระเบียบอย่างเคร่งครัด

7.          สำรวจข้อเสนอแนะของพนักงาน: รวบรวมข้อมูลจากผู้ที่เกี่ยวข้องในการสร้างเอกสารเพื่อระบุจุดที่มีปัญหาและพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง

8.          ติดตามรูปแบบการมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า: ทำการมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าที่พบบ่อยให้เป็นอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงการสื่อสาร

9.          ทำการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์: ประเมินผลตอบแทนการลงทุนที่อาจเกิดขึ้นของโครงการระบบอัตโนมัติ

โดยการวิเคราะห์ปัจจัยเหล่านี้อย่างรอบคอบ องค์กรสามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูลว่าควรดำเนินโครงการระบบอัตโนมัติใดก่อน

เทคโนโลยีอัตโนมัติหลากหลาย เลือกอย่างไรให้เหมาะสม?

เมื่อระบุพื้นที่สำคัญสำหรับระบบอัตโนมัติแล้ว ถึงเวลาเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม พิจารณาว่าโซลูชันแบบติดตั้งในองค์กร (on-premise) หรือคลาวด์เหมาะกับความต้องการของคุณที่สุด โซลูชันอเนกประสงค์แบบ any-premise ที่สามารถทำงานได้ในสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกัน — ทั้งในองค์กร คลาวด์ หรือแบบผสมผสาน — มีข้อได้เปรียบหลายประการ:

1.          ความยืดหยุ่นและการปรับตัว: โซลูชันเหล่านี้ปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมไอทีที่หลากหลาย ให้การผสานกับโครงสร้างพื้นฐานที่มีอยู่อย่างราบรื่น

2.          ความสามารถในการขยาย: สามารถปรับขนาดตามความต้องการขององค์กร รองรับการเปลี่ยนแปลงในข้อกำหนดการสร้างเอกสารโดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลงโครงสร้างพื้นฐานอย่างมีนัยสำคัญ

3.          ความต่อเนื่องทางธุรกิจ: ช่วยให้มั่นใจถึงความต่อเนื่องในความสามารถการสร้างเอกสารโดยไม่คำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงหรือความล้มเหลวของโครงสร้างพื้นฐาน

4.          ประสิทธิภาพด้านต้นทุน: ช่วยให้คุณเลือกรูปแบบการติดตั้งตามงบประมาณและข้อจำกัดด้านทรัพยากร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุน

5.          การทำงานร่วมกันที่เพิ่มขึ้น: โซลูชันเหล่านี้ช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันโดยผสานกับแพลตฟอร์มต่างๆ ช่วยอำนวยความสะดวกในการแชร์เอกสารและการทำงานเป็นทีมแบบเรียลไทม์

การเลือกโซลูชันแบบ any-premise องค์กรสามารถมั่นใจว่าความพยายามในการทำระบบอัตโนมัติมีทั้งความยืดหยุ่นและแข็งแกร่ง ตอบสนองความต้องการที่หลากหลายและให้รากฐานที่มั่นคงสำหรับการเติบโตในอนาคต

ถึงเวลาทำระบบอัตโนมัติ คาดหวังอะไรได้บ้าง

การทำระบบสร้างเอกสารอัตโนมัติไม่ใช่เพียงเทรนด์ แต่เป็นการเคลื่อนไหวเชิงกลยุทธ์ที่สามารถนำไปสู่การประหยัดต้นทุนอย่างมีนัยสำคัญ เพิ่มประสิทธิภาพ และปรับปรุงผลการดำเนินงานขององค์กร ตัวอย่างเช่น Gartner พบว่าทีมไอทีสามารถประหยัดเวลาได้ถึง 50% ในงานจัดการเอกสารโดยการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ (ที่มา: Gartner, 2022)

ด้วยความเข้าใจเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้อง การระบุเอกสารสำคัญสำหรับระบบอัตโนมัติ และการเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม องค์กรสามารถเปลี่ยนแปลงกระบวนการเอกสารและส่งมอบผลลัพธ์ที่ดีขึ้น หากการสร้างเอกสารสามารถทำเป็นระบบอัตโนมัติได้ ก็ควรทำอย่างแน่นอน ก้าวกระโดด (และมีแผน!) — ยอมรับระบบอัตโนมัติและกลายเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรของคุณ